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Verfahrensverzeichnis nach DSGVO WSV „Am Fischergraben e.V.“ Stralsund (Verantwortlicher) vom 25.05.2018

1. Verantwortliche im Verein:

Verantwortlich für die ordnungsgemäße Umsetzung von Verarbeitungstätigkeiten, die unter die DSGVO fallen, ist der Vorstand, repräsentiert durch den

Ersten Vorsitzenden Helmut Lange

Am Köppenberg 12

18439 Stralsund

und den

Zweiten Vorsitzenden Jörg Neutsch

Lindenweg 10

18445 Klein Kedingshagen.

Die Benennung eines Datenschutzbeauftragten entfällt, da im Verein weniger als 10 Personen mit der Verarbeitung von Daten betraut sind.

2. Zweck der Verarbeitung

Die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder des Vereins erfolgt ausschließlich zum Zwecke der ordnungsgemäßen und satzungskonformen Führung des Vereins durch den Vorstand. Sie dient insbesondere:

 der Erstellung einer aktuellen Mitgliederliste zur ordnungsgemäßen Durchführung der Beitragsabrechnung des Vereins

 der Erfassung von Kontaktdaten der Mitglieder (Name, Anschrift, Telefonnummer, Emailadresse) zur Weitergabe von vereinsrelevanten Informationen an die Mitglieder, insbesondere auch zur Benachrichtigung von Mitgliedern in besonderen Fällen (Schäden am Boot, Schäden an Bootsschuppen, Havarien im Hafengelände, Unwetter, gegenseitige Hilfestellung bei Problemen von Mitgliedern auf See) 

 der Erfassung von Bootsnamen, Liegeplatznummern und Nummern der Bootsschuppen

 der Information der Mitglieder über Veranstaltungen des Vereins

 der Versendung von Einladungen zur Mitgliederversammlung

 dem Versenden von Beitragsrechnungen

 der Organisation der Würdigung besonderer Jubiläen der Mitglieder (besondere Geburtstage, langjährige Vereinsmitgliedschaft, besondere Verdienste um den Verein u.ä.). Hierzu werden insbesondere die Geburtstage der Mitglieder erfasst.

 Der Nutzung der beruflichen Potenziale der Mitglieder des Vereins im Sinne der weiteren Sicherung des Vereinslebens und der Pflege und Erhaltung des Vereinseigentums (Erfassung der Berufe bzw. Tätigkeiten der Mitglieder und gegebenenfalls vereinsverwertbarer Qualifikationen (Kranbefähigung, Schaltberechtigung)

Die so erhobenen Daten stehen ausschließlich dem jeweils gewählten Vorstand des Vereins zur Verfügung. Eine Weitergabe der Daten an Dritte für Zwecke der Vereinsführung ist nicht vorgesehen. Im Einzelfall ist dazu das zusätzliche schriftliche Einverständnis des jeweiligen Mitgliedes einzuholen.

Die Aktualisierung der so erfassten Daten erfolgt mindestens einmal jährlich im Rahmen der Mitgliederversammlung oder durch Änderungsmitteilungen, die vom Mitglied ausgehen. Bei Neuaufnahme von Mitgliedern werden diese Daten in gleicher Weise durch den Vorstand erfasst.

3. Kategorien betroffener Personen und Kategorien personenbezogener Daten

Kategorien betroffener Personen

Der Vorstand des Vereins ist insgesamt zuständig für die Verarbeitung der erhobenen personenbezogenen Daten der Mitglieder. Diese Daten stehen allen Vorstandsmitgliedern in gleichem Umfang zur Verfügung. Die Mitglieder des Vorstandes sind über den ordnungsbemäßen Umgang mit diesen Daten entsprechend der DSGVO informiert.

Eine Weitergabe der Daten an andere Mitglieder des Vereins ist nicht vorgesehen, bzw. bedarf im Einzelfall immer der schriftlichen Zustimmung des betroffenen Mitglieds.

Daten externer Dienstleister des Vereins (Firmenanschriften, Bankverbindungen etc.) werden lediglich zu dem Zweck verarbeitet, zu dem sie dieser Dienstleister zur Verfügung stellt.

Kategorien personenbezogener Daten

Folgende personenbezogene Daten werden erhoben und satzungskonform verarbeitet:

 Name, Vorname der Mitglieder

 Anschrift der Mitglieder

 Telefonnummer und Emailadresse der Mitglieder

 Geburtsdatum der Mitglieder

 Erlernter Beruf/ Tätigkeit der Mitglieder

 Bootsname, Bootsgröße, Liegeplatznummer, Hallennummer der Mitglieder

 Anzahl der geleisteten Aufbaustunden im jeweiligen Beitragsjahr

 Fotos von Mitgliedern des Vereins bei Höhepunkten des Vereinslebens (Hafenfeste, Regatten, Turniere) zum Zwecke der Veröffentlichung auf der Website des Vereins, sofern Mitglieder dieser Verarbeitung nicht ausdrücklich widersprochen haben.

 Bezeichnungen, Anschriften, Ansprechpartner, Telefonnummern, Emailadressen, Bankverbindungen externer Dienstleister, soweit diese im Zusammenhang mit der erbrachten Dienstleistung stehen. Die Aufbewahrung/ Löschung dieser Daten richtet sich nach den dafür gültigen gesetzlichen Fristen.

4. Kategorien von Empfängern, gegenüber denen personenbezogene Daten offengelegt werden

Eine Weitergabe personenbezogener Daten von Mitgliedern und Dienstleistern an Dritte ist laut Satzung nicht erforderlich und dementsprechend nicht vorgesehen. In besonderen Fällen (z.B. bei Erstattung von Anzeigen nach Einbrüchen im Vereinsgelände o.ä.) muss dazu das Einverständnis des Mitgliedes als Bestandteil der schriftlichen Einwilligung der Mitglieder zur Erhebung und Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten vorliegen.

5. Fristen für die Löschung erhobener Daten

Die Löschung der erhobenen Daten der Mitglieder erfolgt nach Beendigung der Mitgliedschaft entsprechen den Regelungen der Satzung des Vereins oder auf schriftlich formulierten Wunsch des Mitgliedes.

Die Löschung der Daten externer Dienstleister richtet sich nach den gesetzlichen Vorgaben zu Aufbewahrungsfristen.

info@wsv-amfischergraben-ev-stralsund.de