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WSV „Am Fischergraben e.V.“; Selliner Weg 22; 18439 Stralsund

 

Verfahrensverzeichnis nach DSGVO WSV „Am Fischergraben e.V.“ Stralsund

(Verantwortlicher) vom 25.05.2018

 

1. Verantwortliche im Verein:

 

Verantwortlich für die ordnungsgemäße Umsetzung von Verarbeitungstätigkeiten,

die unter die DSGVO fallen, ist der Vorstand, repräsentiert durch den

     Ersten Vorsitzenden Helmut Lange

     und den

     Zweiten Vorsitzenden Jörg Neutsch

Die Benennung eines Datenschutzbeauftragten entfällt, da im Verein weniger als

10 Personen mit der Verarbeitung von Daten betraut sind.

 

2. Zweck der Verarbeitung

 

Die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder des

Vereins erfolgt ausschließlich zum Zwecke der ordnungsgemäßen und

satzungskonformen Führung des Vereins durch den Vorstand. Sie dient

insbesondere:

 der Erstellung einer aktuellen Mitgliederliste zur ordnungsgemäßen

Durchführung der Beitragsabrechnung des Vereins

 der Erfassung von Kontaktdaten der Mitglieder (Name, Anschrift,

Telefonnummer, Emailadresse) zur Weitergabe von vereinsrelevanten

Informationen an die Mitglieder, insbesondere auch zur Benachrichtigung

von Mitgliedern in besonderen Fällen (Schäden am Boot, Schäden an

Bootsschuppen, Havarien im Hafengelände, Unwetter, gegenseitige

Hilfestellung bei Problemen von Mitgliedern auf See)

 der Erfassung von Bootsnamen, Liegeplatznummern und Nummern der

Bootsschuppen

 der Information der Mitglieder über Veranstaltungen des Vereins

 der Veröffentlichung von Ergebnissen unserer Regatten

 der Versendung von Einladungen zur Mitgliederversammlung

 dem Versenden von Beitragsrechnungen

 der Veröffentlichung von Protokollen der Vorstandssitzungen und

Mitgliederversammlungen

 der Organisation der Würdigung besonderer Jubiläen der Mitglieder

(besondere Geburtstage, langjährige Vereinsmitgliedschaft, besondere

Verdienste um den Verein u.ä.). Hierzu werden insbesondere die

Geburtstage der Mitglieder erfasst

 Der Nutzung der beruflichen Potenziale der Mitglieder des Vereins im

Sinne der weiteren Sicherung des Vereinslebens und der Pflege und

Erhaltung des Vereinseigentums (Erfassung der Berufe bzw. Tätigkeiten

der Mitglieder und gegebenenfalls vereinsverwertbarer Qualifikationen

(Kranbefähigung, Schaltberechtigung)

Die so erhobenen Daten stehen ausschließlich dem jeweils gewählten Vorstand

des Vereins zur Verfügung. Eine Weitergabe der Daten an Dritte für Zwecke der

Vereinsführung ist nicht vorgesehen. Im Einzelfall ist dazu das zusätzliche

schriftliche Einverständnis des jeweiligen Mitgliedes einzuholen.

Die Aktualisierung der so erfassten Daten erfolgt mindestens einmal jährlich im

Rahmen der Mitgliederversammlung oder durch Änderungsmitteilungen, die vom

Mitglied ausgehen. Bei Neuaufnahme von Mitgliedern werden diese Daten in

gleicher Weise durch den Vorastend erfasst.

 

3. Kategorien betroffener Personen und Kategorien personenbezogener

Daten

 

Kategorien betroffener Personen

 

Der Vorstand des Vereins ist insgesamt zuständig für die Verarbeitung der

erhobenen personenbezogenen Daten der Mitglieder. Diese Daten stehen allen

Vorstandsmitgliedern in gleichem Umfang zur Verfügung. Die Mitglieder des

Vorstandes sind über den ordnungsbemäßen Umgang mit diesen Daten

entsprechend der DSGVO informiert und garantieren für deren sichere

Verarbeitung z.B. durch Verwendung entsprechender Sicherheitssoftware und

Passwortschutz auf ihren Verarbeitungsgeräten und sichere Verwahrung von

Daten in Printform, die einen Zugriff Dritter auf diese Daten ausschließen.

Eine Weitergabe der Daten an andere Mitglieder des Vereins ist nicht

vorgesehen, bzw. bedarf im Einzelfall immer der schriftlichen Zustimmung des

betroffenen Mitglieds.

Daten externer Dienstleister des Vereins (Firmenanschriften, Bankverbindungen

etc.) werden lediglich zu dem Zweck verarbeitet, zu dem sie dieser Dienstleister

zur Verfügung stellt.

 

Kategorien personenbezogener Daten

 

Folgende personenbezogene Daten werden erhoben und satzungskonform

verarbeitet:

 Name, Vorname der Mitglieder

 Anschrift der Mitglieder

 Telefonnummer und Emailadresse der Mitglieder

 Geburtsdatum der Mitglieder

 Erlernter Beruf/ Tätigkeit der Mitglieder

 Bootsname, Bootsgröße, Liegeplatznummer, Hallennummer der Mitglieder

 Anzahl der geleisteten Aufbaustunden im jeweiligen Beitragsjahr

 Fotos von Mitgliedern des Vereins bei Höhepunkten des Vereinslebens

(Hafenfeste, Regatten, Turniere) zum Zwecke der Veröffentlichung auf der

Website des Vereins, sofern Mitglieder dieser Verarbeitung nicht

ausdrücklich widersprochen haben.

 Bezeichnungen, Anschriften, Ansprechpartner, Telefonnummern,

Emailadressen, Bankverbindungen externer Dienstleister, soweit diese im

Zusammenhang mit der erbrachten Dienstleistung stehen. Die

Aufbewahrung/ Löschung dieser Daten richtet sich nach den dafür

gültigen gesetzlichen Fristen.

 

4. Kategorien von Empfängern, gegenüber denen personenbezogene Daten

offengelegt werden

 

Eine Weitergabe personenbezogener Daten von Mitgliedern und Dienstleistern

an Dritte ist laut Satzung nicht erforderlich und dementsprechend nicht

vorgesehen. In besonderen Fällen (z.B. bei Erstattung von Anzeigen nach

Einbrüchen im Vereinsgelände o.ä.) muss dazu das Einverständnis des

Mitgliedes vorliegen.


5. Fristen für die Löschung erhobener Daten

 

Die Löschung der erhobenen Daten der Mitglieder erfolgt nach Beendigung der

Mitgliedschaft entsprechen den Regelungen der Satzung des Vereins oder auf

schriftlich formulierten Wunsch des Mitgliedes.

Die Löschung der Daten externer Dienstleister richtet sich nach den gesetzlichen

Vorgaben zu Aufbewahrungsfristen.

 

Vorsitzender: Helmut Lange

Registergericht Stralsund, Registernummer 9

www.wsv-amfischergraben-ev-stralsund.de

Bankverbindung : Sparkasse Vorpommern

IBAN: DE 9015 0505 0001 0007 2968

BIC: NOL ADE 21 GRW

info@wsv-am-fischergraben-ev-stralsund.de 

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